製作業務流程的重要性(一)

想要改善業務流程，設計出實用的系統，業務流程的製作相當重要。但是製作業務流程需要花費相當大的人力和時間，往往被系統設計人員忽略或省略。製作業務流程的主要目的，希望能夠藉由此活動將業務透明化、合理化、共享化，減少相關者的主觀意識以及利害關係，達成彼此的共識後，才進行系統開發。

製作業務流程時，必須要有一定規範，相關人員的溝通才容易進行。通常會將從事作業的人員或組織放在橫軸或者縱軸(也就是Swim lane)，另外一軸設定為作業單位或時間，兩軸的中間則是畫上對應兩軸的業務流程圖。業務流程圖由許多作業單位符號和作業方向箭頭所組成，而這些作業單位符號和作業方向箭頭的種類，也必須被規範。

製作的流程圖通常小則數十幾張，大則幾百張，選擇製作和管理流程圖的工具是非常重要。如果經費不足，無法使用專業的流程圖製作軟體時，可以考慮使用微軟的OFFICE軟體或VISIO。筆者通常使用VISIO和EXCELL，兩者都有分頁的功能，可以以作業單位別做分頁管理。MS VISIO軟體內有相當多的作業圖形和符號，只要使用滑鼠拖曳到頁面就可以，相當方便，不過一個分頁只能畫一頁的流程圖，延展性較EXCEL差。

製作流程圖時，也必須考慮到後續的作業來設計流程圖如何製作，例如像系統畫面一覽、功能一覽、報表一覽等後續的產出物，如何從業務流程中簡單的做出來。製作業務流程圖還有一項很重要的工作，就是發現課題和解決課題，因此課題管理表亦是不可或缺的。

筆者從事IT顧問諮詢工作多年，發現一般的台灣企業內極少存在業務流程圖，即使有也和現狀的流程有很大的差距，並且品質不一。因此要從現有的業務流程圖開始製作，所需的人力成本和時間相當大。如何在短時間內整理出現有的業務流程圖、發現課題，製作未來的(TO-BE)業務流程圖，必須仰賴有經驗的專業人員的指導。

在後續的文章，筆著會針對「製作業務流程的重要性」的議題，將過去的經驗陸續分享出來。