如何發揮專案戰情室的功能

專案戰情室為集中統籌管理專案的一種組織，也稱為PMO(Project Management Office)，設置的最大目的就是讓專案能夠圓滑的進行，使其能在預定行程和預算內順利完成。但是這裡所謂的專案戰情室和PMO略有不同，只限於單一專案並且沒有人事權/預算權的一種臨時組織。

在越大的專案，若只由專案管理人(PM)負起整體的專案管理，會相當的辛苦而且風險高。通常在執行大型專案時，會借用獨立的空間當做專案戰情室，設置電腦、網路、電話、視訊、白板、資料櫃等專案所需設備。專案戰情室的成員，本身並不用參與實際的作業，主要制訂一些文件範例、作業的標準化程序，提供提升生產性以及品質的作業環境，協助管理專案的課題、行程等。其主要功能如下:

1.文書版本管理

一元化管理全體的專案行程、體制圖等資料版本，經常維持最新的版本，若有變動立即通知相關人員。可利用市面上現成的資料版本管理軟體。

2.作業計畫管理

製作大日程的作業計畫，提供日程範本給子專案成員。子專案成員再根據此製作詳細的作業計畫。一般使用MS Project、Excel、Visio等軟體製作

3.作業項目定義

和作業計畫相關，兩者必須維持一致性和統合性。明確的定義作業計畫內的作業內容、期限、產出的成果物、目標達成的基準等。提供各階段的成果物範本給相關成員。

4.會議營運

決定會議規則、議題、進行方式，並且紀錄、發佈、管理會議紀錄等。良好的會議營運，有助於專案圓滑的進行。不好的會議營運，亦流於形式浪費時間。

5.作業環境管理

專案的成功與否，協同作業(collaboration)也是重要關鍵之一，因此協同作業所需的環境建置和管理相當重要。另外可以活用Groupware，增進彼此的溝通。

6.課題管理

管理專案進行中隨時發生的「議題」以及「問題」。通常使用Excell製作課題管理表，紀錄課題內容以及對應狀況。在專案進度確認會議上，必須確認新發生的課題，以及追蹤舊議題的對應進度。

7.進度管理

管理專案全體進度。在進度確認會議中，確認各作業項目的進度(Schedule)，以及課題的對應進度。進度上發生問題時，提出警告並確認對策。

8.品質管理

除了定義和確認各階段的產出物的品質外，即使專案的進行途中，必須隨時提出如何提升專案品質的方案出來。

9.預算管理

管理「金錢」、「人力」等預算。「金錢」的部分掌握實際支出的費用，「人力」的部分掌握專案成員所花費的時間和人事成本。能夠直接連接公司的財會系統處理最好，但通常一樣是以Excel表來管理預算和實際的差距。

10.專案標準化管理

保持各專案成員的資訊和成果物等的一致性，制訂標準規則以及提供標準的範本(template)。像資料名稱的命名規則、存取規則以及資料格式的統一、會議規則、電子郵件傳送規則等。

11.人員管理

管理專案人員在新增或刪減時的系統權限(ID、Password)變更，識別證的發行或回收，新進人員的教育訓練，以及掌握每個成員的工作狀態，隨時進行調整。

12.知識管理

活用Groupware，建立知識管理的機制。專案成員可以隨時參考專案進行中所做成的資料、相關的技術文件等，也可以開放討論，彼此經驗和知識的分享。

13.專案作業報告

製作定期針對經營管理階層的專案報告。主要報告全體專案的進度，以及重要課題等。特別是需要經營管理階層決策的相關議題，必須放進專案報告內。